Privacy Statement Chapeau Kinderwerk
Dit Privacy Statement is van toepassing op Chapeau Kinderwerk B.V. (KvK nummer 3192406, gevestigd te Deil (4158 DA) aan de Luchtenburgstraat 10 (hierna te noemen: “Chapeau Kinderwerk” en legt uit hoe wij uw persoonsgegevens en van uw kind kunnen verzamelen, delen, gebruiken en verwerken en hoe u uw privacy rechten kunt uitoefenen.
Toepasselijkheid
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen door Chapeau Kinderwerk.
Wij hechten veel waarde aan een veilige omgeving voor de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten en betrachten daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in het behandelen en beschermen van uw persoonsgegevens en van uw kind. Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere nationale wettelijke bepalingen inzake gegevensbescherming. Chapeau Kinderwerk is de verantwoordelijke in de zin van de AVG ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind. Dit houdt in dat alleen wij bepalen welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier. Wij zijn ervoor verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt in overeenstemming met de AVG.
Doelen verwerking persoonsgegevens
De verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind heeft als doel:
- Het aangaan en uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en), samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub b AVG);
- Het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op de door u gestelde vragen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- De afhandeling van uw aanvraag tot informatie (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- Voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven via de ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
- Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie‐ en bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- Het doen uitoefenen van accountantscontrole (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- Om u te informeren over onze nieuwe producten en/of diensten en/of aanbiedingen via de ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
- Het plaatsen van foto’s/video’s op de website van Chapeau Kinderwerk (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
- Bijhouden van gegevens de van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind (artikel 6 lid 1 sub b juncto sub f AVG);
- Voor het aanmaken van een ouderlogin en gebruik van de ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub b AVG);
- Informeren van ouders m.b.t. de dagelijkse gang van zaken via de chatfunctie van de ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- Ter uitvoering van toetsing en inspectie: denk aan een GGD-inspecteur, interne- en externe auditoren (artikel 6 lid 1 sub b juncto sub f AVG);
- Observaties van uw kind via het Kindvolgsysteem Pravoo (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub f);
- Het coachen van werknemers/stagiaires (ondersteunen bij leervragen of inzetten interactievaardigheden) en borgen van kwaliteit dienstverlening tussen werknemers/stagiaires en kind (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub f AVG);
Categorieën persoonsgegevens
Voor de uitvoering van onze diensten hebben wij uw persoonsgegevens en van uw kind nodig. Welke persoonsgegevens wij verwerken is afhankelijk van de dienst die wij voor u verrichten. Alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de desbetreffende dienstverlening zullen door ons worden verwerkt. De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt:
- NAW‐gegevens;
- Contactgegevens (telefoonnummer en e‐mailadres);
- Geboortedatum;
- Geslacht;
- Burgerservicenummer (BSN);
- Gezondheidsgegevens en voedingswensen;
- Burgerlijke stand;
- Nationaliteit;
- Functie en opleidingsniveau;
- Identificatiegegevens;
- Noodnummer en achternaam/voornaam;
- Beeld‐ en geluidsopnames;
- Bank‐ en betaalgegevens;
- Locatie
Video/beeldmateriaal
Voor de hiervoor als vijftiende genummerd doel beroept Chapeau Kinderwerk zich op de grondslag van het gerechtvaardigd belang genoemd als rechtmatige verwerking in de zin van artikel 6 lid 1 sub f. Het gerechtvaardigd belang van Chapeau Kinderwerk is in die gevallen in het volgende gelegen: de betreffende verwerking van persoonsgegevens door middel van video/beeld opnames tussen werknemers/stagiaires en kinderen is noodzakelijk voor het coachen van onze werknemers/stagiaires bij het:
- Ondersteunen van leervragen;
- Inzetten van interactievaardigheden;
- Borgen van de kwaliteit van onze dienstverlening.
Betrokkenen is op de hoogte en geeft toestemming om de video/beeld opnames te gebruiken.
Verplichte verstrekking
Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de persoonsgegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien deze persoonsgegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Chapeau Kinderwerk niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doelen.
Uitwisseling met derden
Uw persoonsgegevens en van uw kind worden door Chapeau Kinderwerk verstrekt aan de volgende derde partijen met de volgende doelen:
- Belastingdienst t.b.v. belastingaangifte;
- Accountant t.b.v. het controleren en opmaken van jaarrekeningen en/of het voeren van financiële administraties;
- Belastingadviseur t.b.v. verzorgen van belastingaangiften;
- Financiële instellingen zoals banken t.b.v. het betalingsverkeer;
- Basisschool (na toestemming van ouders/voogden) t.b.v. een overdracht;
- Huisarts (na toestemming van ouders/voogden) t.b.v. het verlenen van hulpverlening;
- Consultatiebureau (na toestemming van ouders/voogden) t.b.v. een overdracht;
- Externe hulpverlening (expertise) (na toestemming van ouders/voogden) t.b.v. het verlenen van hulpverlening/ondersteuning;
- Leverancier KOVnet t.b.v. de gebruikmaking van het ouderportaal.
De betreffende partijen verwerken de gegevens verder overeenkomstig de met hen afgesloten verwerkersovereenkomsten en/of hun eigen Privacy Statements. Wij verwijzen u naar de websites van de desbetreffende partijen.
Chapeau Kinderwerk verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de persoonsgegevens voor eigen danwel commerciële doelen gaan gebruiken met uitzondering indien:
- U uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking en/of
- Chapeau Kinderwerk wettelijk verplicht is om deze persoonsgegevens te
Doorgifte aan het buitenland
Uw persoonsgegevens en van uw kind worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Chapeau Kinderwerk maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.
Bewaartermijn
Gegevens mogen op grond van de AVG niet langer worden bewaard dan gezien het doel waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn van uw persoonsgegevens en van uw kind is bepaald in de toepasselijke wet‐ en regelgeving hieromtrent. Als de bewaartermijn is verstreken worden de persoonsgegevens door Chapeau Kinderwerk digitaal verwijderd uit de systemen en vertrouwelijk papier wordt vernietigd. Wij hanteren onder meer de volgende bewaartermijnen:
– NAW‐gegevens: 7 jaar
– Contactgegevens (telefoonnummer en e‐mailadres): 2 jaar
– Geboortedatum: 2 jaar
– Geslacht: 2 jaar
– Burgerservicenummer (BSN): 7 jaar
– Gezondheidsgegevens en voedingswensen: 7 jaar
– Burgerlijke stand: 7 jaar
– Nationaliteit: 7 jaar
– Functie en opleidingsniveau: 7 jaar
– Identificatiegegevens: 7 jaar
– Noodnummer en achternaam/voornaam: 7 jaar
– Beeld‐ en geluidsopnames: 28 dagen
– Bank‐ en betaalgegevens: 7 jaar
– Locatie werkgever: 7jaar
– Facturen: 7 jaar
– Jaaropgave kinderopvang: 7 jaar
– Jaaroverzicht: 7 jaar
– Fotoschrift kind: 1 jaar
– Dagboek met observaties: 1 jaar
Beveiliging
Chapeau Kinderwerk heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens en van uw kind tegen te gaan.
Chapeau Kinderwerk voorziet in passende beveiligingsmaatregelen en een passend beveiligingsniveau. Hierbij let Chapeau op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen. De onderstaande technische en organisatorische maatregelen zijn ook gericht op het voorkomen van een onnodige verzameling en verdere verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind.
- Met alle personen die werkzaam zijn bij Chapeau of die namens Chapeau Kinderwerk uw persoonsgegevens of die van uw kind kunnen inzien is strikte en geheimhouding en zorgvuldigheid overeengekomen.
- Wij werken uitsluitend met betrouwbare verwerkers, waarmee wij deugdelijke verwerkersovereenkomsten hebben gesloten.
- Enkel medewerkers, welke de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden hebben hier toegang toe.
- Onze medewerkers zijn bewust van het belang van gegevensbescherming in het bijzonder bijzondere persoonsgegevens.
- Wij zorgen voor versleuteling van uw persoonsgegevens en van uw kind als daartoe aanleiding is.
- Wij testen en evalueren onze beveiligingsmaatregelen op regelmatige basis.
- Wij hebben accurate virusbescherming.
- Wij hebben accurate beveiliging van elektronische communicatiemiddelen.
- Elektronische communicatiemiddelen worden enkel vergrendeld achtergelaten.
- Oude hardware en data wordt veilig vernietigd c.q. verwijderd.
- Wij brengen mogelijke privacy risico’s van een gegevensverwerking elk kwartaal in kaart door middel van een ‘AVG-verklaring’ afgegeven door Stichting AVG voor Verenigingen. .
Richtlijnen en gedragscodes bij verwerking persoonsgegevens
Alle medewerkers van Chapeau Kinderwerk handelen ten aanzien van de door hen te verrichten werkzaamheden in beginsel conform de volgende basisprincipes:
- Integriteit;
- Vakbekwaamheid en zorgvuldigheid;
- Vertrouwelijkheid;
- Professionaliteit;
Rechten
U heeft de volgende rechten ten aanzien van (het verwerken) uw persoonsgegevens en van uw kind.
Inzagerecht
U heeft het recht de door Chapeau Kinderwerk verwerkte persoonsgegevens in te zien.
Correctie‐ en verwijderingsrecht
U heeft het recht persoonsgegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen indien de persoonsgegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking hiervan niet (langer) gerechtvaardigd is.
Recht van bezwaar
Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens en van uw kind. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op:
- Uw toestemming;
- Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst(en);
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen of
- Het beschermen van vitale belangen van uzelf of
Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van Chapeau Kinderwerk en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw persoonsgegevens en van uw kind zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt.
Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind, dan zullen wij beoordelen of wij aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan Chapeau Kinderwerk om aan te tonen dat wij, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.
Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind . Dit houdt kort gezegd in dat Chapeau Kinderwerk de verwerking van de persoonsgegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties:
- In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
- Indien persoonsgegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst;
- Indien Chapeau Kinderwerk de persoonsgegevens niet langer nodig heeft terwijl u de persoonsgegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en
- In afwachting van de beoordeling van een
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om de door u aan Chapeau Kinderwerk verstrekte persoonsgegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de persoonsgegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die persoonsgegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de persoonsgegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.
Intrekken van toestemming
Wij verwerken uw persoonsgegevens en van uw kind op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.
Uitoefening van de rechten
Het uitoefenen van de bovengenoemde rechten is voor u kosteloos, behoud misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.
Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen één (1) maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen één (1) maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie (3) maanden.
Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de verwerking van persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.
Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u erop dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Wij zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten wij aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen wij dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.
Het recht van bezwaar tegen gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.
Cookies
Wij maken op onze website geen gebruik van cookies.
Autoriteit Persoonsgegevens
In geval van een beveiligingsincident binnen Chapeau Kinderwerk, dat resulteert in een aanzienlijk risico op verlies of onrechtmatige verwerking van door Chapeau Kinderwerk verwerkte persoonsgegevens, of als een dergelijk verlies of onrechtmatige verwerking zich daadwerkelijk voordoet, zal Chapeau Kinderwerk de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte brengen, tenzij kan worden aangetoond dat de inbreuk naar alle waarschijnlijkheid geen risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van personen.
Indien de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de Betrokkene, stelt Chapeau de Betrokkene tevens onverwijld in kennis van de inbreuk.
Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een vermeende inbreuk en/of klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Dit Privacy Statement kan door Chapeau Kinderwerk worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van Chapeau Kinderwerk (www.chapeaukinderwerk.nl).
Chapeau Kinderwerk kan uw persoonsgegevens en van uw kind verwerken voor nieuwe doelen die nog niet staan vermeld in dit Privacy Statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw persoonsgegevens en van uw kind te gebruiken voor deze nieuwe doelen, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons Privacy Statement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.
Schendingen / Contact
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens en van uw kind serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens of die van uw kind niet goed beveiligd zijn en/of er aanwijzingen zijn van een inbreuk of u een beroep wilt doen op één (1) van uw wettelijke rechten, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens:
Chapeau Kinderwerk B.V
Luchtenburgstraat 10
4158 DA Deil
06-53566484
info@chapeaukinderwerk.nl
www.chapeaukinderwerk.nl
Wij nemen elke melding uiterst serieus en zullen bij de vaststelling of er sprake is van een inbreuk op de beveiliging en of een melding daarvan aan de Autoriteit Persoonsgegevens dient te worden gedaan, de procedures en stappenplannen volgen zoals opgenomen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Privacy Statement Chapeau
